Nieuw BTW-nummer – wat te doen?

Je hebt je nieuwe btw-nummer ontvangen.

Jij als ondernemer bent er verantwoordelijk voor dat jouw relaties
vanaf 1 januari 2020 het nieuwe nummer in hun administratie hebben vastgelegd

Wat moet je precies doen en hóe pak je dit aan?

 

Nu

Je kunt nu nog niets doen.
Het heeft geen zin om er nu wat mee te doen, want pas per 1 januari 2020 wordt dit nieuwe nummer actief.
Het enige wat je nu moet doen, is zorgen dat je deze brief niet kwijtraakt 😉
TIP: Scan hem in, bewaar hem bij je bestanden en upload hem in je boekhoudpakket.

 

Half december

Ter voorbereiding op de werkzaamheden die je begin januari moet doen, is het handig om alvast lijsten aan te maken van relaties waar je nu al mee werkt. De kortste klap is om deze lijsten uit je boekhoudpakket te downloaden.

Selecteer een lijst van al jouw bestaande buitenlandse klanten en leveranciers.

Als je te maken hebt met het verleggen van btw:
Selecteer een lijst van jouw klanten (met een eenmanszaak!) aan wie jij de btw verlegt.
Mail deze klanten en vraag of zij jou hun nieuwe btw-nummer alvast willen toesturen.
Vink op deze lijst af, welke klant je hebt gemaild. Als je het nummer ontvangt, noteer je dat op deze lijst.

en selecteer een lijst van de leveranciers die de btw aan jou verleggen.

 

Per 1 januari 2020

Zet jouw nieuwe nummer op je factuur (via je boekhoudpakket) en op je website.

Let op: Ook als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en je verstuurt facturen moet je het nieuwe btw-nummer op je factuur vermelden!

Als je te maken hebt met btw-verlegd:
Zet de nieuwe btw-nummers van je klanten in je boekhoudpakket.
Streep de naam van de klant door op de lijst als je het nummer in je boekhoudpakket hebt verwerkt.
Stuur de klanten van wie je het nieuwe nummer nog niet hebt gehad een herinneringsmail!

!! Let op: als je dit nieuwe nummer niet hebt, kun je geen juiste factuur sturen!

Buitenlandse klanten en leveranciers
Laat je buitenlandse relaties weten wat je nieuwe nummer is en vraag hen dit nummer in hun administratiesysteem te zetten per 1 januari 2020. Vink op de lijsten af, welke klanten en leveranciers je op de hoogte hebt gesteld.

Leveranciers die btw aan jou verleggen
Mail deze leveranciers jouw btw-id en vraag hen dit nummer per 1 januari 2020 in hun administratiesysteem te zetten.
Vink op de lijst af, welke leveranciers je hebt gemaild.

 

In de loop van 2020

Buitenlandse leveranciers
Gebruik de lijst om te checken of jouw nieuwe nummer (btw-id) vanaf 1 januari op de factuur van jouw leverancier staat.
Factuur juist; doorstrepen op de lijst. Zo niet, factuur terugsturen en vragen om een nieuwe factuur met het juiste nummer.
(opmerking; niet alle buitenlandse leveranciers zetten jouw btw-nummer op de factuur; in dit geval valt er niets te checken)

btw-verlegd
Gebruik de lijst om te checken of jouw nieuwe nummer (btw-id) vanaf 1 januari op de factuur van jouw leverancier staat.
Factuur juist; doorstrepen op de lijst. Zo niet, factuur terugsturen en vragen om een nieuwe factuur met het juiste nummer.

Het ís even een klusje. Gelukkig is het eenmalig, maar als je dit zorgvuldig aanpakt, kost het je de minste tijd!

Succes!